Was ist Telefonakquise-Software?
Telefonakquise-Software (auch Telesales-, Telefonverkaufs- oder Telefonmarketing-Software genannt) ist ein Werkzeug für den Alltag im telefonischen Vertrieb: eine Kontaktliste abtelefonieren, das Gesprächsergebnis festhalten, Wiedervorlagen und Termine planen und den Fortschritt auswerten — alles in einer Oberfläche. Sie grenzt sich von einem CRM ab, das vor allem Kundendaten und Verkaufschancen verwaltet, und von einem Dialer, der auf automatisches Wählen in großer Menge ausgelegt ist. In der Praxis geht es darum, den Ablauf zwischen zwei Anrufen kurz zu halten und keinen Rückruf zu verlieren.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Der Umfang unterscheidet sich je nach Anbieter. Für den täglichen Akquise-Betrieb sind diese Bausteine entscheidend:
- Leadverwaltung und Import (CSV/XLSX) mit Dubletten- und Sperrlisten-Prüfung
- Geführter Anruf-Ablauf: der nächste Kontakt erscheint mit Verlauf, ohne dass du in der Liste suchst
- Gesprächsergebnisse in einem Klick festhalten — Termin, Wiedervorlage, kein Interesse, nicht erreicht
- Wiedervorlagen mit Datum, sichtbar in Kalender und Anrufliste (mehr dazu)
- Terminplanung mit Export (.ics für iPhone, Outlook, Google Calendar)
- E-Mail-Vorlagen für Bestätigungen und Nachfassen
- Teamziele je Person und ein Wochen-Vergleich der Kennzahlen
- Auswertung von Erreichbarkeit, Quoten und besten Anrufzeiten, ohne Zahlen von Hand nachzutragen
- Dokumentation für UWG und DSGVO: Einwilligungs-Nachweis, Sperrliste, Anrufzeiten-Hinweis
Wie diese Bausteine im Alltag zusammenspielen, zeigt der Beitrag Vertrieb organisieren.
Für welche Vertriebsteams lohnt sie sich?
Sinnvoll ist sie vor allem dort, wo viel telefoniert wird und der Ablauf drumherum sonst auf Zetteln und in Excel verloren geht:
- Kleine bis mittlere B2B-Vertriebsteams, die regelmäßig kalt akquirieren oder Bestandskontakte anrufen
- Telesales und Inside Sales mit festen Anruf-Tagen und Zielvorgaben
- Terminierer und Setter, die Termine für den Außendienst vereinbaren
- Außendienst mit eigener telefonischer Akquise: bei einer browserbasierten Lösung sind Leadliste, Verlauf und Wiedervorlagen auch unterwegs am Handy da
- Teams mit vielen Leads und Rückrufen, bei denen Wiedervorlagen und Terminbestätigungen zuverlässig laufen müssen
Weniger passend ist sie für reinen B2C-Massenanruf-Betrieb (rechtlich stark eingeschränkt, siehe § 7 UWG) und für Fälle, in denen ein vorhandenes CRM den Ablauf schon vollständig abbildet.
Unterschied zwischen Telefonakquise-Software und CRM
Ein CRM ist das Herzstück für Kundendaten: Ansprechpartner, Angebote, Verkaufschancen, die gesamte Beziehung über Jahre — oft unternehmensweit und mit vielen Schnittstellen. Telefonakquise-Software ist enger geschnitten und auf den Betrieb ausgerichtet: die Liste des Tages abtelefonieren, Ergebnisse erfassen, Wiedervorlage setzen, Termin machen, nächster Kontakt.
Das ist kein Entweder-oder. Viele Teams nutzen beides — das CRM für die Bestandskundenpflege und die Pipeline, die Akquise-Software für den täglichen Anruf-Betrieb. Kleinere Teams starten oft nur mit Akquise-Software und ergänzen ein CRM, wenn die Kundenbeziehung komplexer wird.
Die Lösungsarten im Vergleich
Für den Telefonvertrieb gibt es vier gängige Ansätze. Keiner ist für alles die beste Wahl:
| Ansatz | Stark bei | Schwach bei | Passt für |
|---|---|---|---|
| Excel + Telefon | kostenlos, jeder kann es, volle Freiheit bei der Liste | kein geführter Ablauf; Termine und Wiedervorlagen in anderen Tools; nichts synchron; Auswertung nur von Hand | sehr kleine Mengen, gelegentliche Akquise |
| CRM | vollständige Kundenhistorie, Angebote und Pipeline, Schnittstellen, langfristige Beziehung | der Tag-für-Tag-Anrufbetrieb ist selten der Fokus — Anrufliste, schnelle Ergebniserfassung und Wiedervorlagen oft umständlich oder als Zusatzmodul | Unternehmen, die Vertrieb und Bestand ganzheitlich abbilden |
| Klassischer Dialer | maximale Anrufmenge, automatisches Wählen, Callcenter-Betrieb | braucht VoIP/Telefonanlage und Einrichtung; für kleine Teams teuer und überdimensioniert; Predictive Dialing rechtlich heikel; wenig Fokus auf Termine und Nachfassen | große Outbound-Callcenter |
| Telefonakquise-Software | geführter Ablauf; Wiedervorlagen, Termine, Ergebnisse und Auswertung an einem Ort; schneller Start ohne Technik | kein vollwertiges CRM (Pipeline und Angebote nur begrenzt); nicht für reine Massen-Wählautomatik gedacht | B2B-Telefonvertrieb und Terminierung in kleinen bis mittleren Teams |
In der Praxis kombinieren viele Teams zwei davon — etwa CRM und Telefonakquise-Software. Das Vertriebs-Terminal gehört in die letzte Kategorie; wie es die einzelnen Bausteine umsetzt, zeigen die folgenden Abschnitte.
Das Problem: fünf Werkzeuge, kein gemeinsamer Stand
Die Leadliste liegt in Excel auf einem Rechner. Termine landen im privaten Kalender. Notizen auf Post-its. Rückrufe irgendwo. Jedes Tool für sich funktioniert — zusammen entstehen Lücken: vergessene Wiedervorlagen, doppelt angerufene Kontakte, Termine ohne Bestätigung.
Eine Telefonakquise-Software (auch Telesales-, Telefonverkaufs- oder Telefonvertriebs-Software genannt) löst das, indem sie Leadverwaltung, Anruf-Ablauf, Terminplanung, E-Mail-Vorlagen und Auswertung in einer Oberfläche zusammenführt.
Deutlich schneller: kein Abtippen mehr
Der größte Zeitfresser im Telefonvertrieb ist nicht das Gespräch — es ist alles drumherum. Nummer aus der Liste ins Telefon tippen, Termin in den Kalender übertragen, E-Mail-Adresse ins CRM. Pro Kontakt schnell 60 bis 90 Sekunden.
Im Vertriebs-Terminal klickst du den Lead an, führst das Gespräch, wählst das Ergebnis in einem Klick — und der nächste Kontakt lädt automatisch. Nummer, Mail und Verlauf sind schon da.
Ohne Wählsystem — über den eigenen Handyvertrag
Nicht jede Telefonakquise-Software braucht VoIP oder eine eigene Rufnummer. Über einen tel:-Link öffnet sich der normale Dialer des Handys, telefoniert wird über den bestehenden Mobilfunkvertrag. Kein Minutentarif, keine neue Nummer, keine Technik-Einrichtung.
E-Mails und Termine ohne Mehraufwand
Termin gemacht? Die Bestätigungs-E-Mail baut sich aus deiner Vorlage samt Signatur und öffnet fertig in Outlook, Apple Mail oder Gmail — du prüfst und schickst selbst. Sofort nach dem Telefonat oder gesammelt am Ende der Session.
Termine wandern in den Kalender. Über eine .ics-Datei landen sie mit einem Klick auf dem iPhone, in Outlook oder Google Calendar — und nach Änderungen exportierst du einfach neu.
Für Teams: Struktur, Ziele, Vergleich
In der Vertriebsleitung zeigt eine gute Software die Team-Struktur, Ziele je Person mit Live-Fortschritt und den Wochen-Vergleich auf einen Blick. Sichtbar wird dabei nur, was Mitarbeiter freiwillig teilen — Leistungskontrolle ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 BetrVG).
Rechtssicherheit gehört dazu
Telefonwerbung ist in Deutschland streng geregelt. Eine Telefonakquise-Software sollte den Einwilligungs-Nachweis beim Import erzwingen, außerhalb der üblichen Anrufzeiten warnen und eine Sperrliste führen. Das Vertriebs-Terminal macht das — ohne dass du daran denken musst.
Was kostet Telefonakquise-Software?
Beim Vertriebs-Terminal: 40 € pro Person und Monat im Jahresabo, 47 € im Monatsabo. Für die Vertriebsleitung 50 € bzw. 58 €. Netto, pro Kopf. Die ersten 14 Tage ohne Zahlungsdaten.